Conformément à la Loi du 13 janvier 2019 instituant un Registre des bénéficiaires effectifs (« la Loi de 2019 »), plusieurs nouvelles obligations déclaratives ont été mises à la charge des entités immatriculées au Luxembourg.

Sont notamment concernées par la Loi de 2019, les sociétés civiles et commerciales, les groupements d’intérêt économique, les ASBL, les fondations et les fonds communs de placement.

La prédite Loi a également été complétée par un Règlement grand-ducal du 15 février 2019 relatif aux modalités d’inscription, de paiement des frais administratifs ainsi qu’à l’accès aux informations inscrites au Registre des bénéficiaires effectifs (« le Règlement grand-ducal de 2019 ») et par une circulaire LBR 19/01 du Groupement d’intérêt économique Luxembourg Business Registers datée du 25 février 2019, circulaire à vocation explicative, sans valeur juridique et non contraignante.

Chacune des entités immatriculées luxembourgeoises devra tenir et mettre à jour un Registre des bénéficiaires effectifs (« RBE ») consistant en un fichier renseignant sur l’identité des bénéficiaires effectifs de l’entité, c’est-à-dire, notamment les personnes physiques qui, en dernier ressort, possèdent ou contrôle l’entité concernée[1].

Le RBE devra ainsi comprendre les nom, prénom(s), nationalité(s), date et lieu de naissance, Etat de résidence, l’adresse privée ou professionnelle des bénéficiaires effectifs et leur numéro d’identification luxembourgeois ou étranger[2]. À ces informations personnelles, le déclarant devra également ajouter la nature et l’étendue des intérêts effectifs détenus.

Bien que cela puisse paraître évident, la loi précise que lesdites informations doivent être « adéquates, exactes et actuelles »[3].

 

À qui incombe la responsabilité des déclarations au RBE ?

La réponse à cette question est fournie par l’article 4 (1) de la Loi de 2019 selon lequel c’est à l’entité immatriculée ou à son mandataire (gérant, conseil d’administration) qu’il appartient de procéder aux inscriptions des informations requises au RBE.

L’inscription pourra également être faite par le notaire instrumentaire ayant rédigé l’acte constitutif ou tout acte modificatif de l’entité concernée.

Il est évident que les obligations déclaratives au RBE ne peuvent se faire sans le concours du bénéficiaire économique concerné.

La Loi de 2019 prévoit dès lors que ce dernier fournisse les informations qui le concernent et qui sont nécessaires aux publications attendues de l’entité immatriculée. Là encore, les informations données devront être adéquates, exactes et actuelles et seront conservées au lieu du siège de l’entité dont il est question.[4]

À défaut de coopération du bénéficiaire économique, ce dernier pourra se voir infliger des sanctions pécuniaires dont le montant est compris entre 1.250 et 1.250.000 euros en vertu de l’article 21 (3) de la Loi de 2019.

 

Quelles sont les modalités requises pour effectuer une déclaration au RBE ?

Les déclarations au RBE se font par voie électronique sur le site internet du Groupement d’intérêt économique Luxembourg Business Registers (« le Gestionnaire »)[5].

Il est toutefois prévu que les entités immatriculées qui sont dans l’impossibilité matérielle d’effectuer leur déclarations puissent demander une assistance d’ordre technique au Gestionnaire, et ce, en ses bureaux à Luxembourg[6].

Toute déclaration doit être accompagnée de pièces justificatives, à peine de rejet.

On peut s’étonner que dans la majorité des cas, seule une pièce d’identité soit requise pour justifier des déclarations faites, ce qui implique que l’exactitude de l’adresse privée ou professionnelle déclarée pour le bénéficiaire économique reposera sur la seule bonne foi du déclarant[7].

En outre, des frais administratifs d’un montant de 15 euros devront être acquittés pour chaque inscription ou modification d’information effectuée après le 1er septembre 2019 (voir infra).

 

Dans quels délais les déclarations au RBE doivent-elle être effectuées ?

Il convient à cet égard de distinguer les premières déclarations faisant suite à l’entrée en vigueur de la Loi de 2019 et les déclarations ultérieures résultant d’une modification des bénéficiaires effectifs de l’entité immatriculée.

S’agissant de la première déclaration au RBE, les articles 27 et 29 de la Loi de 2019 prévoient un délai de mise en conformité allant jusqu’au 1er septembre 2019, à peine de sanctions (voir infra).

Il est à noter que pour les déclarations faites avant cette date, les déclarants sont exemptés de s’acquitter des frais administratifs (voir supra)[8].

Concernant les modifications des déclarations faites au RBE ou des déclarations pour des entités constituées après le 1er septembre 2019, la Loi de 2019 prévoit que celles-ci doivent être demandées par l’entité immatriculée ou son mandataire dans le mois suivant la date où ladite entité à pris connaissance ou aurait dû prendre connaissance de l’événement qui rend nécessaire l’inscription ou sa modification[9].

 

Pendant quel délai les informations sur les bénéficiaires effectifs sont-elles conservées par le Gestionnaire ?

Dans un contexte d’intérêt croissant pour la protection des données personnelles des individus, il est à noter que les inscriptions au RBE, respectivement les pièces justificatives fournies à leur appui sont, en cas de radiation de l’entité immatriculée, conservées pendant un délai de cinq ans par le Gestionnaire[10].

 

Les sanctions des retards et des défauts de publication, respectivement des publications erronées :

Les articles 20 et 21 de la Loi de 2019 prévoient des sanctions pécuniaires comprises entre 1.250 et 1.250.000 euros pour les entités immatriculées ayant :

– omis d’adresser les informations concernant leurs bénéficiaires effectifs dans les délais prévus ;

– sciemment adressé une demande d’inscription d’informations inexactes, incomplètes ou non actuelles ;

– omis d’obtenir et de conserver au lieu de leur siège, toutes les informations sur leurs bénéficiaires effectifs tel que prescrit par la Loi de 2019 ;

– sciemment fourni des informations inexactes ou non actuelles à des autorités nationales[11] ou à des professionnels ayant des obligations déclaratives particulières en matière de blanchiment d’argent et qui en ont fait la demande.

 

Concernant le caractère public du RBE :

Comme esquissé ci-dessus, le rôle du RBE est d’accroître la transparence au sein des entités immatriculées de droit luxembourgeois.

Ainsi, toute personne pourra effectuer des recherches relatives à l’identité de chaque bénéficiaire effectif d’une entité immatriculée au Luxembourg, et ce, via le site internet du Gestionnaire en saisissant simplement la dénomination sociale ou le numéro d’immatriculation RCS de la structure concernée[12].

On peut s’interroger sur la raison pour laquelle l’article 7 (2) du Règlement grand-ducal de 2019 vise les recherches faites sur base de la raison sociale de l’entité concernée alors que la notion de « raison sociale » a été abrogée suite à la réforme de la Loi sur les sociétés commerciales de 2016, et ce, au profit de la seule référence à la dénomination sociale.

Il s’agit vraisemblablement d’une maladresse du législateur.

Il est à noter que des extraits sous format électronique ou papier pourront également être émis concernant un bénéficiaire économique ou une entité immatriculée déterminé(e), et ce, moyennant le paiement de frais administratif.

 

Limitation d’accès aux information d’un bénéficiaire effectif :

La transparence vis-à-vis des bénéficiaires effectifs d’entités immatriculées luxembourgeoises n’est pas absolue.

En effet, conformément à l’article 15 (1) de la Loi de 2019 « une entité immatriculée ou un bénéficiaire effectif peuvent demander, au cas par cas et dans des circonstances exceptionnelles, […] de limiter l’accès aux informations [relatives à un ou à des bénéficiaires économiques] aux seules autorités nationales, aux établissements de crédits et aux établissements financiers ainsi qu’aux huissiers et aux notaires agissant en leur qualité d’officier public […] » et donc exclurent les tiers d’un tel accès.

Pour ce faire, l’entité ou le bénéficiaire économique concerné(e) devra adresser une demande dûment motivée au Gestionnaire établissant que le fait de laisser un libre accès aux informations afférentes à un ou plusieurs bénéficiaires économiques déterminés les exposeraient à « un risque disproportionné, au risque de fraude, d’enlèvement, de chantage, d’extorsion, de harcèlement, de violence ou d’intimidation ou lorsque le bénéficiaire effectif est un mineur ou est autrement frappé d’incapacité »[13].

Dès réception d’une telle demande, le Gestionnaire limitera provisoirement l’accès aux informations relatives au(x) bénéficiaire(s) économique(s) de l’entité concernée aux seules autorités nationales, et ce, dans l’attente de l’instruction de la demande et d’une prise de décision définitive.

En cas de refus de faire droit à la demande de limitation d’accès, le délai de limitation de l’accès aux informations prendra fin après une période de quinze jours à compter du refus, et ce, afin de permettre au demandeur ayant vu sa demande rejetée de prendre les mesures qu’il estime appropriées.

Toute demande de limitation d’accès jugée appropriée par le Gestionnaire aura une durée de validité maximale de trois ans, renouvelable sur base d’une nouvelle demande motivée adressée au Luxembourg Business Register au plus tard un mois avant la date d’expiration de la limitation d’accès.

Enfin, il est à noter que les éventuels contentieux relatifs aux limitations d’accès d’information au RBE peuvent être portés devant le magistrat président la chambre du tribunal d’arrondissement[14].

Il sera intéressant de pouvoir observer la rigueur avec laquelle les limitations de publicité seront acceptées par le Gestionnaire, alors qu’une trop grande bienveillance en la matière conduirait à priver l’instauration du RBE de tout son intérêt.

 

L’étude MARTIN AVOCATS SARL vous assiste dans toutes vos démarches et répond à toutes vos questions relatives au Registre des bénéficiaires économiques.

 

[1] Pour la définition précise et des exemples de bénéficiaire effectif, il convient de se référer à l’article 1er (7) de la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme.

[2] Article 3 de la Loi de 2019.

[3] Article 4 (2) de la Loi de 2019.

[4] Article 17 de la Loi de 2019

[5] Article 6 (1) de la Loi de 2019 et article 1er du Règlement grand-ducal de 2019.

[6] Article 4 (2) du Règlement grand-ducal de 2019.

[7] Article 4 (3) de la Loi de 2019 et article 5 du Règlement grand-ducal de 2019.

[8] Article 13 du Règlement grand-ducal de 2019.

[9] Article 4 (1) de la Loi de 2019.

[10] Article 10 (1) et (2) de la Loi de 2019.

[11] La Loi de 2019 vise, parmi les autorités nationales : Le Procureur d’État, les juges d’instruction, la CRF, les OPJ, la CSSF, le Commissariat aux assurances, l’Administration de l’enregistrement, des domaines et de la TVA, l’Administration des douanes et accises, le service de renseignement de l’État, l’Administration des contributions directes et certains ministères. Pour la liste exhaustive, il convient de se référer à l’article 1er 5° de la Loi de 2019.

[12] Articles 12 et 13 de la Loi de 2019.

[13] Article 15 (1) Loi de 2019.

[14] Article 15 (5) et 7 (3) de la Loi de 2019.