Régie par une loi du 31 mai 1999, la domiciliation s’entend comme l’activité par laquelle une société (« la société domiciliée ») établie son siège social auprès d’un tiers (« le domiciliataire ») et bénéficie dans ce cadre de certaines prestations de services (permanence téléphonique, gestion du courrier, mise à disposition de bureaux, tenue d’assemblées générales,…).

Le but de la domiciliation est de permettre à la société domiciliée d’exercer une ou plusieurs des activités visées à son objet social grâce au domiciliataire.

Cette modalité particulière de fixation du siège social n’est toutefois qu’une solution adaptée aux sociétés de participations financières et ne saurait convenir aux sociétés opérationnelles ayant une activité commerciale, artisanale ou industrielle.

En effet, toute sociétés opérationnelle implantée au Grand-Duché de Luxembourg voit l’exercice de son activité subordonné à la délivrance d’une autorisation d’établissement, et ce, conformément à la loi du 2 septembre 2011 réglementant l’accès aux professions d’artisan, de commerçant, d’industriel ainsi qu’à certaines professions libérales (« la Loi de 2011 »).

En vertu de l’article 5 de la Loi de 2011, la délivrance, respectivement le maintien d’une autorisation d’établissement suppose nécessairement pour la société demanderesse ou titulaire de l’autorisation, d’avoir un lieu fixe d’exploitation adapté à son activité et situé sur le territoire luxembourgeois, condition qui, au regard de la Loi de 2011, n’est pas satisfaite en cas de domiciliation d’entreprise.

En d’autre termes, pour obtenir ou voir maintenue une autorisation d’établissement et donc exercer régulièrement toute activité artisanale, commerciale, industrielle voire libérale au Grand-Duché de Luxembourg, l’entreprise concernée ne saurait avoir recours à la domiciliation.

Conformément à la loi du 31 mai 1999 régissant la domiciliation des sociétés (« la Loi de 1999 »), la relation entre le domiciliataire et la société domiciliée doit nécessairement être formalisée par écrit, aux termes d’une convention de domiciliation[1].

Il est à noter que la Loi de 1999 réserve l’activité de domiciliataire aux seuls membres d’une profession règlementée tel que les établissements de crédits ou autres professionnels du secteur financier et du secteur des assurances, les avocats, les réviseurs d’entreprises et les experts comptables[2].

La seule exception à la prédite liste concerne la faculté laissée aux sociétés (généralement de petite taille) d’être domiciliées à l’adresse de l’un de leurs associés majoritaires[3] avec, là encore, les limites susmentionnées inhérentes à l’octroi ou au maintien de l’autorisation d’établissement de la société.

Il est à noter que toute personne exerçant la profession de domiciliataire est tenue à un certain nombre d’obligations et notamment celles de veiller à ce que la société domiciliée soit en conformité avec les dispositions de la Loi du 10 août 1915 modifiée concernant les sociétés commerciales (ci-après « la LSC »).

Le domiciliataire doit en outre avoir une connaissance précise et documentée de l’identité réelle de toutes les personnes liées à la société domiciliée ou membres des organes décisionnels de cette dernière.

En cas de manquement avéré à la LSC imputable à la société domiciliée, la Loi de 1999 préconise au domiciliataire de dénoncer dans les meilleurs délais la convention de domiciliation par lettre recommandée indiquant les dispositions légales qui n’auraient pas été respectées.

La dénonciation ainsi effectuée ne prendra toutefois effet qu’à partir de la date de son dépôt par le domiciliataire au Registre de commerce et des sociétés de Luxembourg et de sa publication subséquente[4].

Encadrée, l’activité de domiciliation est également sanctionnée par des dispositions pénales destinées à permettre d’éviter les dérives susceptibles de ternir la réputation de la Place financière luxembourgeoise.

Seront ainsi punis d’un emprisonnement de huit jours à cinq ans et/ou d’une peine d’amende, les personnes servant de domiciliataires sans avoir la qualité de membre de l’une des professions règlementées visées par la Loi de 2009 et, réciproquement, les personnes ayant décidé de domicilier leur société auprès d’une telle personne exerçant illégalement l’activité de domiciliataire.

L’absence de conclusion d’une convention écrite de domiciliation est également sanctionnée par une peine d’amende, et ce, tant pour la société domiciliée que pour le domiciliataire (exerçant légalement la profession ou non). Il en va de même pour le défaut de diligence du domiciliataire en matière de contrôle de l’identité des personnes associées ou membres des organes décisionnels de la société domiciliée.

MARTIN AVOCATS SARL

Le 17.01.2019

[1] Article 1er (1) de la Loi de 1999.

[2] Article 1er (2) de la Loi de 1999.

[3] Article 1er (4) de la Loi de 1999.

[4] Article 2. (1) c) de la Loi de 1999.