Les élections sociales débutant le 11 février 2019, les entreprises occupant au moins quinze salariés depuis douze mois, soit à compter du 1er février 2018, seront chargées de les organiser conformément au règlement grand-ducal du 11 septembre 2018 concernant les opérations électorales pour la désignation des délégués du personnel.

La mise en place des élections sociales, dont le scrutin est fixé en date du 12 mars 2019 contraint les employeurs à collecter et traiter des données personnelles au sens du RGPD et de la loi du 1er août 2018 portant organisation de la Commission nationale pour la protection des données et du régime général sur la protection des données. Dès lors, les principes et obligations découlant du RGPD et de ladite loi doivent être respectés par les responsables de traitement.

Le présent article vise à donner un aperçu de ces obligations.

  • S’agissant de la nature des données à traiter

Les articles L.411-1 à L.413-6 du Code du travail et le règlement grand-ducal du 11 septembre 2018 énoncent les données personnelles recueillies par le responsable du traitement, à savoir : les noms, les prénoms des salariés ; les noms, prénoms et professions des candidats ainsi que la dénomination de l’organisation syndicale ou du groupement d’électeurs qu’ils représentent ; les noms, prénoms, dates de naissance et l’ancienneté des électeurs admis à l’électorat actif et / ou passif dans l’entreprise.

Ces mêmes dispositions précisent les personnes dont les données personnelles doivent être collectées et traitées : l’ensemble des personnes prises en compte pour le calcul des effectifs de l’entreprise, le personnel votant ainsi que les présentateurs, mandataires et candidats figurant sur les listes électorales.

  • S’agissant de la finalité du traitement

Le responsable du traitement devra déterminer à quelle fin les données personnelles sont collectées et traitées, à savoir l’accomplissement des devoirs revenant aux chefs d’entreprise, afin d’assurer le bon déroulement des élections sociales.

  • S’agissant du délai de conservation

Les données personnelles doivent être conservées autant de temps que nécessaire à la conduite des élections ; celles relatives au délégué du personnel élu doivent être conservées pendant toute la durée du mandat avec la possibilité de les conserver cinq ans après l’arrivée du terme, sous réserve que les besoins de l’entreprise ou la représentation du personnel ne nécessitent leur conservation.

  • S’agissant des droits des personnes concernées

Les personnes dont les données personnelles sont collectées doivent pouvoir bénéficier de droits qu’il incombera au responsable du traitement de rendre effectifs, à savoir : le droit à l’information, le droit à la rectification, le droit à l’effacement et d’accès, notamment.

Dans le cadre du traitement informatisé des données personnelles, le responsable du traitement devra mettre en place des mesures de sécurité de nature à conférer un niveau de sécurité approprié au regard des risques propres au traitement et à la nature des données à protéger.

Ainsi, les élections sociales de 2019 relatives à la désignation des délégués du personnel participent davantage encore à la sensibilisation des chefs d’entreprise aux enjeux liés à la protection des données personnelles.

L’étude MARTIN AVOCATS saura vous accompagner dans votre mise en conformité au RGPD ainsi que  dans la mise en place des élections au sein de votre entreprise.